La plupart des erreurs d'enregistrement ne surviennent pas parce qu'un collaborateur "fait quelque chose de mal", mais parce que l'enregistrement ne correspond pas à ce qui figure dans les autres systèmes de l'ONSS. Check In and Out at Work (CIaO) vérifie automatiquement chaque entrée ou sortie par rapport à vos déclarations Dimona, vos notifications Limosa et la Déclaration de Travaux. Si ce lien ne correspond pas, un code d'erreur est généré — que quelque chose se soit réellement mal passé sur le terrain ou non.
Déclaration Dimona tardive ou manquante
La cause la plus fréquente. Une déclaration Dimona doit être introduite avant le début de la prestation. Si un collaborateur est planifié au dernier moment, ou si un planning change encore le matin même, il se peut qu'il enregistre son entrée avant que la déclaration Dimona ne soit traitée — ce qui génère un code d'erreur, même si le collaborateur travaille en toute légitimité.
Changements d'équipe et modifications de planning de dernière minute
Lorsqu'un collaborateur remplace un collègue absent, le nouvel enregistrement n'est parfois pas lié à une déclaration Dimona ou DT actualisée. Un collaborateur qui change de chantier au cours d'une même journée peut également provoquer des enregistrements doubles ou incomplets.
Notification Limosa manquante ou erronée
Pour les travailleurs étrangers, une notification Limosa active doit être présente au moment de l'enregistrement. Si celle-ci expire, ou fait encore défaut, l'entrée est automatiquement marquée comme anormale.
Déclaration de Travaux (DT) non (correctement) introduite
Lors de travaux avec des sous-traitants, la relation entrepreneur–sous-traitant–chantier doit être correctement indiquée. Une DT tardive, une adresse de chantier erronée, ou un sous-traitant non lié au bon entrepreneur principal, entraîne des codes d'erreur qui ne deviennent souvent visibles que chez l'entrepreneur principal — pas chez le sous-traitant lui-même.
Entrée/sortie double ou manquante
Un collaborateur qui enregistre accidentellement deux entrées (par exemple en raison d'un signal faible et d'une nouvelle tentative), ou qui enregistre bien son entrée mais oublie d'enregistrer sa sortie, provoque un enregistrement incomplet que l'ONSS considère comme anormal.
Problèmes de localisation et techniques
Une localisation GPS manquante, un enregistrement transmis trop tard en raison d'une connexion internet faible, ou une adresse de chantier que le système ne reconnaît pas, peuvent provoquer des codes d'erreur techniques indépendamment de toute erreur humaine.
Que pouvez-vous faire ?
La plupart de ces causes ne peuvent pas être évitées par un contrôle supplémentaire sur le chantier lui-même — l'erreur survient en effet dans le lien entre les systèmes, pas dans l'enregistrement même. Ce qui aide vraiment : tenir vos déclarations Dimona, Limosa et DT à jour et de manière cohérente, et vérifier régulièrement quels codes d'erreur s'accumulent, avant qu'un contrôle ne le fasse pour vous. CIAO Assist rend ces erreurs de liaison visibles dès qu'elles surviennent, afin que vous puissiez les corriger à la source.