S'enregistrer ne signifie pas automatiquement que tout est correct.
Chaque jour, les entreprises de nettoyage et de construction enregistrent leurs collaborateurs via le code QR officiel de l'ONSS ou via une solution commerciale de Check In & Out. Pour beaucoup d'entreprises, l'histoire s'arrête là. Pas pour l'ONSS. Après chaque enregistrement, l'ONSS effectue des contrôles supplémentaires. Et c'est précisément là que des codes d'erreur peuvent apparaître.
Comment se déroule un enregistrement ?
Chaque enregistrement suit automatiquement les mêmes étapes auprès de l'ONSS. Ce n'est qu'après ces contrôles que l'on sait si tout a été traité correctement.
Code QR
ONSS officiel
OU
Solution commerciale — application Check In & Out
Enregistrement
Envoyé à l'ONSS
Contrôles
L'ONSS effectue des vérifications automatiques
Correct
L'enregistrement est accepté et traité. Aucune action supplémentaire n'est nécessaire.
Code d'erreur
L'ONSS signale une anomalie. Un suivi est nécessaire, mais vous ne le voyez pas toujours.
Et ensuite ? Sans suivi ciblé, les erreurs restent souvent inaperçues jusqu'à un contrôle.
Pourquoi les erreurs restent-elles souvent inaperçues ?
- Nous ne contrôlons pas l'environnement ONSS quotidiennement.
- Nous ne comprenons pas immédiatement les codes d'erreur.
- Nous ne savons pas qui doit entreprendre une action.
- Nous ne remarquons pas les erreurs récurrentes.
Les problèmes ne deviennent visibles que lorsque quelqu'un pose la question.
« La plupart des erreurs d'enregistrement ne se produisent pas pendant un contrôle. Elles y sont seulement découvertes. »
Quelles sont les conséquences ?
Les erreurs qui ne sont pas visibles à temps continuent d'affecter votre administration. Quelques exemples de ce que cela peut entraîner :
Que coûte concrètement une infraction ?
Depuis le 1er mai 2025, la période transitoire sans sanctions est terminée : les inspections et les amendes sont désormais effectivement appliquées. En cas d'infraction à l'obligation d'enregistrement CIaO, vous risquez une amende administrative de 800 € à 8 000 €, ou une amende pénale de 1 600 € à 16 000 € — et ce par travailleur concerné. Si, par exemple, 5 collaborateurs sans enregistrement correct sont constatés sur un seul site, cela peut déjà atteindre 15 000 € à 20 000 € lors d'un seul contrôle.
Ces chiffres proviennent du Code pénal social et de la documentation officielle de l'ONSS ; il ne s'agit pas d'une estimation de CIAO Assist. Pour une évaluation concrète de votre situation, nous vous recommandons de consulter un secrétariat social ou un juriste.
Savez-vous à quoi ressemble votre situation actuelle ?
La plupart des entreprises de nettoyage et de construction pensent que tout est correctement enregistré. Mais ce n'est qu'au moment d'un contrôle qu'elles découvrent quels codes d'erreur sont réellement présents. Découvrez d'abord votre situation actuelle. Ensuite, vous décidez vous-même.