De meeste registratiefouten ontstaan niet omdat een medewerker "iets fout doet", maar omdat de registratie niet aansluit bij wat er in andere RSZ-systemen staat. Check In and Out at Work (CIaO) toetst elke in- of uitcheck automatisch aan uw Dimona-aangiftes, Limosa-meldingen en de Aangifte van Werken. Klopt die koppeling niet, dan ontstaat een foutcode — ongeacht of er in de praktijk iets mis is gegaan.
Laattijdige of ontbrekende Dimona-aangifte
De meest voorkomende oorzaak. Een Dimona-aangifte moet vóór de start van de prestatie ingediend zijn. Wordt een medewerker op het laatste moment ingepland, of wijzigt een planning nog dezelfde ochtend, dan checkt hij mogelijk al in vóór de Dimona-aangifte verwerkt is — en dat levert een foutcode op, ook al werkt de medewerker volledig legitiem.
Ploegwissels en last-minute planningswijzigingen
Wanneer een medewerker een collega vervangt die uitvalt, wordt de nieuwe registratie soms niet gekoppeld aan een bijgewerkte Dimona- of AvW-aangifte. Ook een medewerker die tussen twee werven wisselt binnen dezelfde dag kan hierdoor dubbele of onvolledige registraties veroorzaken.
Ontbrekende of foutieve Limosa-melding
Voor buitenlandse werknemers moet een actieve Limosa-melding aanwezig zijn op het moment van registratie. Verloopt deze, of ontbreekt ze nog, dan wordt de check-in automatisch als afwijkend gemarkeerd.
Aangifte van Werken (AvW) niet (correct) ingediend
Bij werken met onderaannemers moet de relatie aannemer–onderaannemer–werf correct zijn aangegeven. Een laattijdige AvW, een verkeerd werfadres, of een onderaannemer die niet gekoppeld is aan de juiste hoofdaannemer, leidt tot foutcodes die vaak pas bij de hoofdaannemer zichtbaar worden — niet bij de onderaannemer zelf.
Dubbele of ontbrekende in-/uitcheck
Een medewerker die per ongeluk twee keer incheckt (bijvoorbeeld bij een zwak signaal en een herhaalde poging), of die wel incheckt maar vergeet uit te checken, veroorzaakt een onvolledige registratie die de RSZ als afwijkend beschouwt.
Locatie- en technische problemen
Een ontbrekende GPS-locatie, een te laat doorgestuurde registratie door een zwakke internetverbinding, of een werfadres dat het systeem niet herkent, kunnen technische foutcodes veroorzaken los van enige menselijke fout.
Wat kan u eraan doen?
De meeste van deze oorzaken zijn niet te voorkomen met extra controle op de werf zelf — de fout ontstaat namelijk in de koppeling tussen systemen, niet in het inchecken. Wat wél helpt: uw Dimona-, Limosa- en AvW-aangiftes tijdig en consistent bijhouden, en regelmatig nagaan welke foutcodes zich opstapelen vóór een controle dat voor u doet. CIAO Assist maakt deze koppelingsfouten zichtbaar zodra ze ontstaan, zodat u ze kan rechtzetten bij de bron.