Politique de confidentialité

Version du 29/07/2026 — adaptée pour CIAO Assist, sur la base de la politique de confidentialité générale de MBSS NV.

Qui est responsable

Multicall Business Services & Security NV (MBSS NV) attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et respecte votre vie privée. Dans cette politique de confidentialité, nous fournissons des informations claires et transparentes sur les données que nous collectons et la manière dont nous les traitons dans le cadre du service CIAO Assist.

MBSS NV respecte en toutes circonstances la législation et la réglementation applicables, dont le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela implique qu'en tout état de cause, nous :

• traitons vos données personnelles conformément à la finalité pour laquelle elles ont été fournies ;
• limitons le traitement de vos données personnelles aux seules données minimales nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• demandons votre consentement explicite lorsque celui-ci est nécessaire au traitement de vos données personnelles ;
• prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité de vos données personnelles ;
• ne transmettons pas vos données personnelles à d'autres parties, sauf si cela est nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été fournies ;
• souhaitons vous informer de vos droits concernant vos données personnelles, et les respecter.

En tant que MBSS NV, nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles. Pour toute question ou contact à ce sujet :

Multicall Business Services & Security NV (MBSS NV)
Impestraat 23 bus 3
B-9420 Erpe-Mere
053 76 78 78
info@ciao-assist.be

Pourquoi traitons-nous des données personnelles

Vos données personnelles sont traitées par MBSS/CIAO Assist aux fins et sur les bases juridiques suivantes :

• Pour vous donner accès à la plateforme CIAO Assist et pouvoir afficher les résultats de vos enregistrements Check In & Out (exécution du contrat) ;
• Pour traiter et suivre votre demande de CIAO Check gratuit ou votre demande de contact (exécution du contrat / intérêt légitime) ;
• À des fins comptables (obligation légale) ;
• L'envoi de rapports et de notifications concernant les codes d'erreur (consentement de la personne concernée / exécution du contrat).

Pour ces finalités, nous pouvons collecter et traiter les données personnelles suivantes :

• Données d'entreprise : numéro d'entreprise, nom de la personne de contact, adresse, numéro de téléphone et e-mail ;
• Données d'identité personnelles des personnes de contact : nom, prénom, e-mail, numéro de téléphone ;
• Données issues des enregistrements Check In & Out de l'ONSS fournies par le client ou via l'intégration officielle de l'ONSS (notamment les codes d'erreur de l'ONSS et les données d'enregistrement des employés et sous-traitants).

Nous utilisons les données collectées uniquement aux fins pour lesquelles nous les avons obtenues.

Communication à des tiers

Les données que vous nous fournissez peuvent être communiquées à des tiers si cela est nécessaire à la réalisation des finalités décrites ci-dessus. Nous faisons ainsi appel à des tiers, notamment pour la gestion de notre environnement internet (hébergement web et environnement de gestion de contenu), l'infrastructure informatique et, le cas échéant, le secrétariat social du client (moyennant consentement) dans le cadre du suivi ONSS.

Nous ne transmettons jamais de données personnelles à des parties avec lesquelles nous n'avons pas conclu de contrat de sous-traitance. Avec ces sous-traitants, nous concluons les accords nécessaires pour garantir la sécurité de vos données personnelles. Nous ne transmettrons pas les données que vous nous avez fournies à des tiers, sauf si la loi l'exige et l'autorise.

Durée de conservation

MBSS NV ne conserve pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été fournies, ou aussi longtemps que la loi l'exige. Les données personnelles sont conservées pendant un maximum de 5 ans après leur dernière utilisation, sauf disposition légale contraire (pièces comptables : 7 ans).

Sécurité des données

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout traitement illicite, notamment :

• toutes les personnes qui peuvent prendre connaissance de vos données au nom de MBSS NV sont tenues à la confidentialité ;
• nous appliquons une politique de nom d'utilisateur et de mot de passe sur tous nos systèmes ;
• nous pseudonymisons et assurons le chiffrement des données personnelles lorsque cela est nécessaire ;
• nous effectuons des sauvegardes des données personnelles afin de pouvoir les restaurer en cas d'incident ;
• nous testons et évaluons régulièrement nos mesures de sécurité ;
• nos collaborateurs sont informés de l'importance de la protection des données personnelles.

Vos droits concernant vos données

Vous avez le droit de consulter et le droit de faire corriger ou supprimer les données personnelles que nous avons reçues de vous. Afin de vérifier votre identité, nous pouvons vous demander de joindre une copie de votre carte d'identité (rendez votre photo d'identité illisible et indiquez qu'il s'agit d'une copie).

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles (ou d'une partie de celles-ci) par nous ou par l'un de nos sous-traitants. Vous avez également le droit de faire transférer les données que vous nous avez fournies vers vous-même ou, à votre demande, directement vers une autre partie.

Réclamations

Si vous avez une réclamation concernant le traitement de vos données personnelles, contactez-nous directement. Vous avez également toujours le droit d'introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, l'autorité de contrôle en matière de protection de la vie privée en Belgique.

Modification de la politique de confidentialité

MBSS NV/CIAO Assist peut modifier cette politique de confidentialité. Nous annoncerons toute modification sur notre site web. Cette version date du 29/07/2026.