Chaque jour, les entreprises de nettoyage et de construction enregistrent leurs collaborateurs via le QR-code officiel de l'ONSS ou via une solution commerciale de Check In & Out. Pour la plupart des entreprises, l'histoire s'arrête là. Pas pour l'ONSS : après chaque enregistrement, l'ONSS effectue des contrôles automatiques, et c'est précisément là que naissent la plupart des erreurs. Pas par mauvaise volonté, mais à cause de situations reconnaissables et quotidiennes sur le chantier.
Les trois codes d'erreur les plus fréquents dans la pratique
- CAW_1 — Enregistrement sans occupation correspondante. L'enregistrement a été transmis, mais l'ONSS ne trouve aucune Dimona active à ce moment. Généralement le résultat d'une déclaration Dimona tardive, d'une identification erronée ou d'une désynchronisation temporaire entre systèmes.
- CAW_10 — Enregistrement en double. Il y a plusieurs événements d'entrée ou de sortie pour la même personne sur le même chantier. Souvent causé par une erreur humaine, une connexion internet lente ou un double envoi depuis l'application utilisée.
- CAW_25 — Enregistrement en dehors de la fenêtre d'occupation valide. L'heure d'enregistrement se situe en dehors des heures de travail contractuelles indiquées. Cela se produit typiquement lorsqu'un changement d'horaire n'a pas été communiqué, lors d'un changement d'équipe, ou en raison d'une heure mal saisie.
D'où viennent généralement ces erreurs
- La Dimona n'est introduite qu'après que le collaborateur a déjà commencé, au lieu d'avant.
- Un écran de confirmation ou une mise en tampon hors ligne fait défaut, ce qui envoie accidentellement un enregistrement en double.
- Les horaires sont modifiés sur le chantier, mais pas mis à jour dans le système Check In & Out.
- Les collaborateurs changent d'équipe ou de chantier sans que l'enregistrement ne suive.
- Les sous-traitants s'enregistrent de manière autonome, mais leurs enregistrements ne sont pas suivis aussi rigoureusement que ceux des collaborateurs propres.
Ce que cela peut coûter en cas de problème
Depuis le 1er mai 2025, la période de transition sans sanctions est terminée : les inspections et les amendes sont effectivement appliquées. En cas d'infraction à l'obligation d'enregistrement CIaO, vous risquez une amende administrative de 800 € à 8 000 €, ou une amende pénale de 1 600 € à 16 000 € — et ce par travailleur concerné. Si, par exemple, 5 collaborateurs sont trouvés sans enregistrement correct sur un même site, cela peut déjà s'élever à 15 000 €–20 000 € lors d'un seul contrôle.
Ce sont des chiffres provenant du Code pénal social et de la documentation officielle de l'ONSS, et non une estimation de CIAO Assist. Pour une évaluation concrète de votre situation, nous vous recommandons de consulter un secrétariat social ou un juriste.
Comment l'éviter structurellement
- Finalisez toujours la Dimona avant le premier enregistrement, jamais après.
- Vérifiez que votre solution Check In & Out dispose d'un écran de confirmation et d'une mise en tampon hors ligne, afin d'éviter les envois en double.
- Synchronisez les changements d'horaire en temps réel avec le système d'enregistrement, y compris lors de changements d'équipe de dernière minute.
- Suivez les sous-traitants aussi strictement que vos propres collaborateurs — la responsabilité ne s'arrête pas à la sous-traitance.
- N'attendez pas un contrôle pour découvrir quels codes d'erreur sont présents. Vérifiez périodiquement ce que l'ONSS enregistre effectivement, pas seulement ce que vous envoyez vous-même.
Enregistrer n'est pas la même chose qu'enregistrer correctement. La différence réside dans les codes d'erreur que l'ONSS constate déjà entre-temps — et qui ne deviennent visibles qu'au moment où quelqu'un les examine.