Elke dag registreren schoonmaak- en bouwbedrijven hun medewerkers via de officiële RSZ-QR-code of via een commerciële Check In & Out-oplossing. Voor de meeste bedrijven eindigt daar het verhaal. Voor de RSZ niet: na elke registratie voert de RSZ automatische controles uit, en precies daar ontstaan de meeste fouten. Niet door onwil, maar door herkenbare, alledaagse situaties op de werf.
De drie meest voorkomende foutcodes in de praktijk
- CAW_1 — Registratie zonder overeenkomstige tewerkstelling. De registratie is doorgestuurd, maar de RSZ vindt geen actieve Dimona op dat moment. Meestal het gevolg van een laattijdige Dimona-aangifte, een foutieve identificatie of een tijdelijke desynchronisatie tussen systemen.
- CAW_10 — Dubbele registratie. Er zijn meerdere in- of uitcheck-events voor dezelfde persoon op dezelfde werf. Vaak veroorzaakt door een menselijke fout, een trage internetverbinding of een dubbele inzending vanuit de gebruikte app.
- CAW_25 — Registratie buiten geldig tewerkstellingsvenster. Het registratietijdstip valt buiten de aangegeven contractuele werkuren. Dit ontstaat typisch wanneer een roosterwijziging niet is doorgegeven, bij een ploegwissel, of door een foutief ingegeven uur.
Waar deze fouten meestal vandaan komen
- Dimona wordt pas ingediend nadat de medewerker al begonnen is, in plaats van ervoor.
- Een bevestigingsscherm ontbreekt of ontbreekt de offline buffering, waardoor een registratie per ongeluk dubbel wordt verstuurd.
- Roosters worden gewijzigd op de werf, maar niet bijgewerkt in het Check In & Out-systeem.
- Medewerkers wisselen tussen ploegen of werven zonder dat de registratie mee verschuift.
- Onderaannemers registreren zelfstandig, maar hun registraties worden niet even nauwgezet opgevolgd als die van eigen medewerkers.
Wat het kan kosten als het misgaat
Sinds 1 mei 2025 is de overgangsperiode zonder sancties afgelopen: inspecties en boetes worden effectief toegepast. Bij een inbreuk op de CIaO-registratieplicht riskeert u een administratieve geldboete van €800 tot €8.000, of een strafrechtelijke boete van €1.600 tot €16.000 — en dat per betrokken werknemer. Worden op één locatie bijvoorbeeld 5 medewerkers zonder correcte registratie aangetroffen, dan kan dit bij één controle al oplopen tot €15.000–€20.000.
Dit zijn cijfers uit het Sociaal Strafwetboek en de officiële RSZ-documentatie, geen inschatting van CIAO Assist. Voor een concrete beoordeling van uw situatie raden we aan een sociaal secretariaat of jurist te raadplegen.
Hoe u dit structureel voorkomt
- Rond Dimona altijd af vóór de eerste registratie, niet erna.
- Controleer of uw Check In & Out-oplossing een bevestigingsscherm en offline buffering heeft, om dubbele inzendingen te vermijden.
- Synchroniseer roosterwijzigingen in real time met het registratiesysteem, ook bij last-minute ploegwissels.
- Volg onderaannemers even strikt op als eigen medewerkers — de verantwoordelijkheid stopt niet bij de doorverwijzing.
- Wacht niet tot een controle om te ontdekken welke foutcodes aanwezig zijn. Ga periodiek na wat de RSZ effectief registreert, niet enkel wat u zelf verzendt.
Registreren is niet hetzelfde als correct registreren. Het verschil zit in de foutcodes die de RSZ intussen al vaststelt — en die pas zichtbaar worden zodra iemand ernaar kijkt.