Antwoorden, zonder technische omweg.
De meest voorkomende vragen over CIAO Assist en de samenwerking met uw bestaande registratie.
Ja. CIAO Assist leest de resultaten van registraties via de officiële RSZ QR-code en vertaalt de foutcodes die daaruit ontstaan naar duidelijke taal en acties.
Ja. Of u nu de officiële RSZ-app gebruikt of een commerciële Check In & Out-oplossing, CIAO Assist werkt daar bovenop en vertaalt de vaststellingen van de RSZ.
Nee. Uw medewerkers blijven registreren zoals vandaag. CIAO Assist verandert niets aan uw registratieproces.
Nee. CIAO Assist vervangt niets. Het werkt aanvullend op uw bestaande registratiemethode en voegt inzicht toe waar de RSZ-terugkoppeling stopt.
Ja. U start met een Gratis CIAO Check: een eerste analyse zonder abonnement of contract, zodat u eerst ziet wat er voor uw organisatie te vinden is.
Na uw Gratis CIAO Check krijgt u binnen enkele ogenblikken een overzichtelijk beeld van de foutcodes die vandaag al aanwezig zijn.
Een foutcode is geen sanctie op zich, maar een signaal dat opvolging vraagt. CIAO Assist maakt die signalen tijdig zichtbaar zodat u kunt bijsturen vóór een controle, in plaats van erna.
Ja. Wij verwerken enkel de gegevens die nodig zijn om de resultaten van uw registraties te vertalen, en gaan hier zorgvuldig mee om conform de geldende privacywetgeving.
Ja. Er is geen langlopend contract verplicht vanaf de start. U beslist zelf of en hoe u verdergaat na uw Gratis CIAO Check.
De Gratis CIAO Check is kosteloos. Definitieve prijzen voor doorlopende opvolging bepalen we pas nadien, op basis van uw werkelijke aantal registraties. Zie ook onze prijspagina.
Ja. CIAO Assist groepeert foutcodes per onderaannemer, zodat u meteen ziet welke partner in de keten aangesproken moet worden.
De foutcodes worden gegenereerd door de RSZ zelf, na de automatische controles die op elke Check In & Out-registratie volgen. CIAO Assist verzamelt en vertaalt deze codes.
De CIAO Check™ is uw eerste, gratis analyse: een concreet overzicht van de RSZ-foutcodes die vandaag bij u aanwezig zijn, zonder verplichtingen.
Nee. Er is geen installatie of ingewikkelde configuratie nodig. U opent het beveiligde CIAO Assist-platform en start uw analyse.
Enkel de personen die u zelf toegang geeft binnen uw organisatie zien de resultaten. Wij delen uw gegevens niet met derden.
Iedere foutcode in de foutcodegids krijgt uitleg, mogelijke oorzaken en een aanbevolen actie. Blijft het onduidelijk, dan kunt u ons via contact rechtstreeks bereiken.
Ja, dat is precies het uitgangspunt. U start met inzicht via de Gratis CIAO Check en beslist pas nadien of doorlopende opvolging zinvol is.
Ja. Ook met een klein team blijven foutcodes vaak onopgemerkt. De Gratis CIAO Check geeft u sowieso een eerste, waardevol beeld.
CIAO Assist is vandaag specifiek ontwikkeld voor de Belgische RSZ Check In & Out-regelgeving voor de schoonmaaksector, met uitbreiding naar de bouwsector in voorbereiding op de verplichting vanaf 1 april 2027.
Na stopzetting worden uw gegevens verwijderd of gearchiveerd conform de geldende bewaartermijnen en privacywetgeving. Neem contact op voor de details bij uw situatie.
Ja, dat kan. Neem contact met ons op via de contactpagina en we plannen graag een toelichting in.
Een sociaal secretariaat verzorgt uw loonadministratie. CIAO Assist is gespecialiseerd in de vaststellingen die de RSZ doet na Check In & Out-registraties, en werkt daar aanvullend op.
Vragen over de wettelijke verplichting zelf.
Naast vragen over CIAO Assist krijgen we ook vragen over de CIaO-registratieplicht zelf. Hieronder de belangrijkste, gebaseerd op de officiële informatie van de RSZ (socialsecurity.be).
CIaO (Check In and Out at Work) is de digitale aanwezigheidsregistratie van de RSZ voor onderhouds- en schoonmaakactiviteiten die in opdracht van een derde op een onroerend goed worden uitgevoerd. Het geldt sinds 1 september 2024 voor iedereen die zulke schoonmaakactiviteiten uitvoert in België, ongeacht functie.
De registratieplicht ging in op 1 september 2024, met een gedoogperiode tot en met 30 april 2025. Sinds 1 mei 2025 wordt de verplichting effectief gecontroleerd en gesanctioneerd.
CIaO volgt dezelfde drempels als de Aangifte van Werken (art. 30bis): meer dan €30.000 zonder onderaannemer, meer dan €5.000 met één onderaannemer, en elk bedrag vanaf twee onderaannemers. Wordt die drempel overschreden, dan is CIaO verplicht voor alle onderhouds- en schoonmaakactiviteiten binnen dat contract.
Iedereen die de schoonmaakactiviteiten zelf uitvoert: eigen werknemers, onderaannemers, zelfstandigen en hun helpers, teamleiders en opleiders, en ook uitzendkrachten. De registratie gebeurt door de persoon zelf, niet door de werkgever.
Meestal via smartphone: het scannen van een QR-code of via een unieke URL. Als alternatief kan de werkgever de RSZ-webservice koppelen aan een ander middel, zoals een badge of een track-and-trace-systeem.
Dat is niet verplicht — u kiest zelf het registratiemiddel. Gebruikt een werknemer zijn eigen smartphone, dan heeft hij recht op een vaste onkostenvergoeding volgens de cao. Weigert hij dat, dan moet u een alternatief voorzien.
De aannemer stelt het registratiesysteem ter beschikking, zorgt dat het correct werkt op de werf en maakt hierover schriftelijke afspraken met onderaannemers. Hij blijft ook verantwoordelijk voor de opvolging: zijn eigen registraties én die van zijn onderaannemers moeten correct binnenkomen bij de RSZ.
De onderaannemer organiseert de registratie voor zijn eigen personeel en onderaannemers volgens de afspraken met de hoofdaannemer, en volgt op of de gegevens correct worden doorgestuurd. Loopt er iets fout, dan meldt hij dit aan de aannemer.
Niet automatisch. Heeft de werkgever een werkend registratiemiddel voorzien en de nodige instructies gegeven, dan ligt de verantwoordelijkheid bij de werknemer zelf. Ontbreekt het registratiemiddel of de instructie, dan is de werkgever aansprakelijk.
Een registratie kan niet zomaar geannuleerd worden. Enkel bij een foutief ondernemings- of aangiftenummer kan de werkgever binnen de 30 dagen een correctie aanvragen bij de RSZ, via het envelopicoon in de CIaO-managementapplicatie.
Voor aannemers, onderaannemers en werkgevers geldt een sanctie van niveau 3: een administratieve boete van €800 tot €8.000 of een strafrechtelijke boete van €1.600 tot €16.000, per betrokken werknemer. Voor de schoonmaker die zelf niet registreert, geldt een lichtere sanctie van niveau 1. Voor een concrete beoordeling van uw situatie raden we aan een sociaal secretariaat of jurist te raadplegen.
CIaO registreert specifiek onderhouds- en schoonmaakactiviteiten, met een IN en OUT per activiteit én per pauze. CheckinatWork (CAW) is breder en geldt voor alle overige werken in onroerende staat onder art. 30bis, met één registratie per werkdag. De eerste IN van de dag in CIaO wordt automatisch ook doorgegeven aan CAW.
Wilt u weten hoe uw situatie er uitziet?
Elke situatie is anders. Wij starten met inzicht, niet met een abonnement.
Weet u hoe uw huidige situatie er uitziet?
De meeste schoonmaak- en bouwbedrijven denken dat alles correct geregistreerd wordt. Maar weten pas bij een controle welke foutcodes werkelijk aanwezig zijn. Ontdek eerst uw huidige situatie. Daarna beslist u zelf.