Registreren betekent niet automatisch dat alles correct is.
Iedere dag registreren schoonmaak- en bouwbedrijven hun medewerkers via de officiële RSZ QR-code of via een commerciële Check In & Out-oplossing. Voor veel bedrijven eindigt daar het verhaal. Voor de RSZ niet. Na iedere registratie voert de RSZ bijkomende controles uit. En precies daar kunnen foutcodes ontstaan.
Hoe verloopt een registratie?
Elke registratie doorloopt automatisch dezelfde stappen bij de RSZ. Pas ná die controles wordt duidelijk of alles correct verwerkt is.
QR-code
Officiële RSZ
OF
Commerciële oplossing — Check In & Out-app
Registratie
Verzonden naar RSZ
Controles
RSZ voert automatische checks uit
Correct
Registratie is aanvaard en verwerkt. Geen verdere actie nodig.
Foutcode
De RSZ signaleert een afwijking. Er is opvolging nodig, maar u ziet het niet altijd.
En dan? Zonder gerichte opvolging blijven fouten vaak onopgemerkt tot een controle.
Waarom blijven fouten vaak onopgemerkt?
- Wij controleren de RSZ-omgeving niet dagelijks.
- Wij begrijpen de foutcodes niet onmiddellijk.
- Wij weten niet wie actie moet ondernemen.
- Wij merken terugkerende fouten niet op.
Problemen worden pas zichtbaar wanneer iemand ernaar vraagt.
"De meeste registratiefouten ontstaan niet tijdens een controle. Ze worden daar pas ontdekt."
Wat zijn de gevolgen?
Fouten die niet tijdig zichtbaar zijn, blijven doorwerken in uw administratie. Enkele voorbeelden van wat dit met zich mee kan brengen:
Wat kost een inbreuk concreet?
Sinds 1 mei 2025 is de overgangsperiode zonder sancties afgelopen: inspecties en boetes worden effectief toegepast. Bij een inbreuk op de CIaO-registratieplicht riskeert u een administratieve geldboete van €800 tot €8.000, of een strafrechtelijke boete van €1.600 tot €16.000 — en dat per betrokken werknemer. Worden op één locatie bijvoorbeeld 5 medewerkers zonder correcte registratie aangetroffen, dan kan dit bij één controle al oplopen tot €15.000–€20.000.
Dit zijn cijfers uit het Sociaal Strafwetboek en de officiële RSZ-documentatie, geen inschatting van CIAO Assist. Voor een concrete beoordeling van uw situatie raden we aan een sociaal secretariaat of jurist te raadplegen.
Weet u hoe uw huidige situatie er uitziet?
De meeste schoonmaak- en bouwbedrijven denken dat alles correct geregistreerd wordt. Maar weten pas bij een controle welke foutcodes werkelijk aanwezig zijn. Ontdek eerst uw huidige situatie. Daarna beslist u zelf.