Privacyverklaring

Versie 29/07/2026 — aangepast voor CIAO Assist, op basis van de algemene privacyverklaring van MBSS NV.

Wie is verantwoordelijk

Multicall Business Services & Security NV (MBSS NV) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. In deze privacyverklaring geven we heldere en transparante informatie over welke gegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan binnen de dienst CIAO Assist.

MBSS NV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• u op de hoogte willen brengen van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, en deze respecteren.

Als MBSS NV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Vragen of contact hierover kan via:

Multicall Business Services & Security NV (MBSS NV)
Impestraat 23 bus 3
B-9420 Erpe-Mere
053 76 78 78
info@ciao-assist.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door MBSS/CIAO Assist verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om u toegang te geven tot het CIAO Assist-platform en de resultaten van uw Check In & Out-registraties te kunnen tonen (uitvoering overeenkomst);
• Om uw Gratis CIAO Check-aanvraag of contactaanvraag te verwerken en op te volgen (uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang);
• Boekhoudkundige doeleinden (wettelijke verplichting);
• Het versturen van rapporten en meldingen over foutcodes (toestemming betrokkene / uitvoering overeenkomst).

Voor deze doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Bedrijfsgegevens: ondernemingsnummer, naam contactpersoon, adres, telefoonnummer en e-mail;
• Persoonlijke identiteitsgegevens van contactpersonen: naam, voornaam, e-mail, telefoonnummer;
• Gegevens uit RSZ Check In & Out-registraties die door de klant of via de officiële RSZ-koppeling worden aangeleverd (o.a. RSZ-foutcodes en registratiegegevens van medewerkers en onderaannemers).

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van derde partijen voor onder meer het verzorgen van de internetomgeving (webhosting en de contentbeheeromgeving), de IT-infrastructuur en, indien van toepassing, het sociaal secretariaat van de klant (mits toestemming) in het kader van RSZ-opvolging.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze verwerkers maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Bewaartermijn

MBSS NV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel zolang de wet dit vereist. Persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na het laatste gebruik bijgehouden, tenzij wettelijk anders bepaald (boekhoudkundige stukken: 7 jaar).

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:

• alle personen die namens MBSS NV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• we pseudonimiseren en zorgen voor encryptie van persoonsgegevens waar nodig;
• wij maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij incidenten;
• we testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen;
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen. Om uw identiteit te controleren kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen (maak hierbij uw pasfoto onzichtbaar en vermeld dat het om een kopie gaat).

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens te laten overdragen aan uzelf of, in uw opdracht, rechtstreeks aan een andere partij.

Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan rechtstreeks contact met ons op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in België.

Wijziging privacyverklaring

MBSS NV/CIAO Assist kan deze privacyverklaring wijzigen. Van een wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Deze versie dateert van 29/07/2026.